n8n Grundlagen: Workflow, Node, Trigger und JSON erklärt

Unveränderter Auszug aus dem Kursmaterial (Stand 26.10.2026). Im Kurs selbst wird geduzt.

Bevor du deinen ersten Workflow baust, musst du die Sprache von n8n verstehen. Jeder Begriff aus diesem Modul taucht in jedem weiteren Modul wieder auf. Wer hier gründlich ist, tut sich später deutlich leichter.

Nach diesem Modul kannst du

jeden Ablauf aus deinem Büro in Auslöser, Verarbeitung und Aktion zerlegen,
die wichtigsten n8n-Begriffe sicher verwenden,
JSON-Daten lesen und gezielt einzelne Werte daraus ansprechen,
erklären, wie Items durch einen Workflow fließen und warum das für jede Fehlersuche entscheidend ist.

Das Kernprinzip

Jeder n8n-Workflow folgt demselben Grundprinzip: Trigger, Verarbeitung, Aktion. Eine neue E-Mail trifft ein (Trigger), n8n liest den Inhalt aus und erstellt ein PDF (Verarbeitung), das PDF wird per E-Mail an den Kunden versendet und im CRM gespeichert (Aktion). Was auf den ersten Blick simpel klingt, wird in der Praxis schnell komplex, sobald mehrere Bedingungen, Fehlerfälle und externe Systeme dazukommen. Halte dir dieses Drei-Schritte-Gerüst trotzdem immer vor Augen: Bei jedem Workflow, den du analysierst oder baust, frage dich zuerst, was der Auslöser ist, was mit den Daten passieren muss, und was am Ende tatsächlich passieren soll. Diese Frage allein löst die Hälfte aller Planungsprobleme.

Hilfreich ist, die drei Teile vor dem ersten Klick in n8n aufzuschreiben, ganz ohne Technik. Drei Fragen genügen:

Wann geht es los? Ein Ereignis (Anfrage kommt rein, Rechnung wird fällig, Bauleiter schickt Tagesbericht) oder eine feste Uhrzeit (jeden Montag um 8 Uhr).
Was muss mit den Daten passieren? Prüfen, ergänzen, umrechnen, sortieren, zusammenfassen. Hier stecken fast immer die Ausnahmen: Was passiert, wenn die Telefonnummer fehlt oder die Anfrage doppelt kommt?
Was soll am Ende passiert sein? Eine E-Mail ist versendet, eine Zeile steht in der Tabelle, ein Kollege ist informiert. Formuliere das so, dass du es prüfen kannst.

Beispiel

"Wenn über die Website eine Anfrage für eine Dachsanierung kommt (Auslöser), soll geprüft werden, ob E-Mail und Telefonnummer vorhanden sind, und die Anfrage bekommt eine laufende Nummer (Verarbeitung). Danach steht sie in der Anfragenliste, der Kunde hat eine Eingangsbestätigung und der Bauleiter eine Nachricht auf dem Handy (Aktion)." Aus diesem einen Satz lässt sich der Workflow später fast eins zu eins bauen.

Die wichtigsten Begriffe

Begriff	Bedeutung
Workflow	Die gesamte Automatisierung, eine Kette von Nodes
Node	Ein einzelner Schritt im Workflow (z. B. "E-Mail senden")
Trigger	Der Auslöser, der den Workflow startet (Webhook, Zeitplan, E-Mail)
Execution	Eine einzelne Ausführung mit echten Daten
Credentials	Zugangsdaten für externe Dienste (API-Keys, Passwörter)
Webhook	Eine URL, an die externe Systeme Daten schicken können
Expression	Eine Formel, um Daten dynamisch zu verwenden: `{{ $json.name }}`
Item	Ein einzelner Datensatz, der durch den Workflow fließt
Binary Data	Dateien (PDFs, Bilder), die durch den Workflow fließen
Pin Data	Testdaten an einem Node festhalten, damit du nicht bei jedem Test den ganzen Workflow neu auslösen musst

Du musst diese Tabelle nicht auswendig lernen. Wichtig ist der Unterschied zwischen Workflow (der Bauplan, den du einmal baust) und Execution (jede einzelne Ausführung dieses Bauplans mit echten Daten). Ein Workflow für Angebotsanfragen hat nach einem Monat vielleicht 80 Executions, jede mit den Daten einer anderen Anfrage. Wenn später etwas schiefgeht, suchst du nie "im Workflow", sondern immer in der einen Execution, bei der es passiert ist.

JSON verstehen, das Fundament jeder Automatisierung

In n8n sind alle Daten, die durch einen Workflow fließen, im JSON-Format organisiert. JSON steht für JavaScript Object Notation und ist im Kern eine Sammlung von Schlüssel-Wert-Paaren. Ein Item in n8n ist genau das: ein JSON-Objekt.

{
  "name": "Max Mustermann",
  "email": "max@musterbau.de",
  "firma": "Musterbau GmbH",
  "adresse": {
    "strasse": "Musterstraße 1",
    "plz": "70173",
    "ort": "Stuttgart"
  },
  "leistungen": ["Dachdeckung", "Fassadenarbeiten"]
}

Wichtig zu verstehen: adresse ist ein verschachteltes Objekt (deshalb $json.adresse.plz und nicht nur $json.plz), und leistungen ist ein Array, eine Liste mehrerer Werte. Wer JSON lesen kann, kann jeden n8n-Workflow debuggen, auch ohne die Dokumentation eines einzelnen Nodes zu kennen.

Eine gute Vorstellung: Ein Item entspricht einer Zeile in einer Tabelle. Die Schlüssel (name, email) sind die Spaltenüberschriften, die Werte stehen in den Zellen. Der Unterschied zur Tabelle ist, dass eine "Zelle" in JSON selbst wieder eine kleine Tabelle (ein Objekt) oder eine Liste enthalten darf.

Die sechs Datentypen

Typ	Beispiel	Worauf du achten musst
Text (String)	`"Dachdeckung"`	Steht immer in Anführungszeichen, auch wenn Ziffern drinstehen: `"70173"` ist Text.
Zahl (Number)	`3500`, `12.5`	Ohne Anführungszeichen, Dezimaltrennzeichen ist der Punkt, nicht das Komma.
Wahrheitswert (Boolean)	`true`, `false`	Typisch für Häkchen im Formular, etwa "Einwilligung erteilt".
Leer (null)	`null`	Feld ist bewusst leer. Nicht dasselbe wie ein Feld, das gar nicht existiert.
Objekt	`{ "plz": "70173" }`	Zugriff mit Punkt: `$json.adresse.plz`
Liste (Array)	`["Dach", "Fassade"]`	Zählt ab 0: `$json.leistungen[0]` ist "Dach".

Häufiger Fehler

Formulare liefern fast alles als Text, auch Zahlen. Aus dem Feld "Fläche" kommt dann "200" statt 200. Vergleichst du später "Fläche größer als 150", kann n8n mit einer Typ-Fehlermeldung abbrechen oder Text statt Zahlen vergleichen. In Modul 4 lernst du, wie du Werte sauber in Zahlen umwandelst. Für den Moment reicht: Schau im Output immer nach, ob ein Wert in Anführungszeichen steht.

Die n8n-Oberfläche im Überblick

Nach dem Login siehst du die Übersicht deiner Workflows. Öffnest du einen Workflow, landest du im Workflow-Editor. Mach dich dort mit fünf Bereichen vertraut:

Seitenleiste links: Workflows, Credentials, Ausführungen (Executions) und Einstellungen.
Canvas in der Mitte: die Arbeitsfläche, auf der du Nodes ablegst und mit Linien verbindest. Neue Nodes holst du über das Plus-Symbol oder indem du am Ausgang eines Nodes ziehst.
Node-Ansicht: Ein Doppelklick auf einen Node öffnet ihn in drei Spalten: links der Input (was ankommt), in der Mitte die Einstellungen, rechts der Output (was herauskommt).
Ausführungen: die Liste aller vergangenen Executions, je Workflow über den Reiter "Executions" oben im Editor erreichbar.
Ausführen-Knopf: startet den Workflow einmalig zum Testen. Je nach Version heißt er "Execute workflow" oder "Test workflow". Einzelne Nodes startest du in der Node-Ansicht mit "Execute step" (früher "Test step").

Die Node-Ansicht ist der wichtigste Ort zum Lernen. Im Output kannst du zwischen drei Darstellungen wechseln: Table (wie eine Tabelle), JSON (die rohen Daten) und Schema (nur die Feldnamen und Typen). Ziehst du ein Feld aus dem Input per Maus in ein Eingabefeld, schreibt n8n die passende Expression automatisch hinein. Das ist der schnellste Weg zu fehlerfreien Ausdrücken.

Node-Typen erkennen

n8n unterscheidet optisch zwischen Trigger-Nodes (sie starten einen Workflow und haben links keinen Eingang), regulären Nodes wie Set oder IF (sie verarbeiten Daten) und App-Nodes wie Gmail oder Slack (sie verbinden externe Dienste und tragen das Logo des Dienstes). Diese Unterscheidung hilft dir, fremde Workflows in Sekunden zu überblicken.

Wie Daten durch einen Workflow fließen

Daten werden als Items von Node zu Node weitergegeben. Jeder Node erhält die Ausgabe des vorherigen Nodes als Eingabe, wie ein Paket, das von Station zu Station weitergereicht wird: Jede Station bearbeitet es und gibt es weiter.

Webhook empfängt:      { name: 'Max', email: 'max@bau.de', leistung: 'Dachdeckung' }
Set-Node fügt hinzu:   { ..., datum: '06.05.2026', angebots_nr: 'AB-001' }
HTTP-Node gibt zurück: { ..., pdf_url: 'https://...' }
Gmail-Node sendet:     E-Mail an max@bau.de mit PDF-Anhang

Zwei Ausdrücke brauchst du dafür ständig. $json meint immer das aktuelle Item am Eingang des Nodes, in dem du gerade bist. Willst du auf Daten eines früheren Nodes zugreifen, der nicht direkt davor liegt, nennst du ihn beim Namen: {{ $('Webhook').item.json.email }} holt die E-Mail-Adresse aus dem Webhook-Node, auch wenn dazwischen fünf andere Nodes liegen. Deshalb lohnt es sich, Nodes sprechend zu benennen (mehr dazu in Modul 2).

Häufiger Fehler

Einsteiger verwechseln oft "ein Item" mit "ein Workflow-Durchlauf". Ein einzelner Durchlauf kann mehrere Items gleichzeitig verarbeiten, etwa wenn eine Google-Sheets-Abfrage 50 Zeilen liefert. Jeder nachfolgende Node wird dann automatisch für jedes der 50 Items einzeln ausgeführt. n8n merkt sich dabei, welches Ergebnis zu welchem Ausgangs-Item gehört (Item-Linking). Das erklärt, warum ein Workflow im Test mit einem Item reibungslos läuft, bei 50 Items in Produktion aber plötzlich Probleme macht, zum Beispiel weil eine Schnittstelle nur wenige Anfragen pro Minute erlaubt. Soll ein Node nur einmal laufen, egal wie viele Items ankommen, gibt es in seinen Einstellungen die Option "Execute Once".

Vertiefung: Versionsverlauf

n8n speichert je nach Version und Lizenz frühere Stände eines Workflows im Versionsverlauf (Uhr-Symbol oben rechts im Editor). Wie weit dieser Verlauf zurückreicht, hängt vom Plan ab. Verlass dich deshalb nicht allein darauf: Vor großen Änderungen exportierst du den Workflow bewusst als Datei (siehe Modul 2). Das ist dein verlässliches Sicherheitsnetz.

Das Wichtigste in Kürze

Jeder Workflow besteht aus Auslöser, Verarbeitung und Aktion. Schreib diese drei Teile auf, bevor du baust.
Ein Item ist ein JSON-Objekt, vergleichbar mit einer Tabellenzeile. Kommen mehrere Items an, läuft jeder Node für jedes Item.
$json ist das aktuelle Item, $('Nodename').item.json holt Daten aus einem früheren Node.
Achte auf den Datentyp: "200" ist Text, 200 ist eine Zahl.

Kontrollfragen

Ein Google-Sheets-Node liefert 12 Zeilen. Wie oft läuft der Gmail-Node danach?

Zwölfmal, einmal pro Item. Soll nur eine einzige E-Mail mit allen Zeilen rausgehen, fasst du die Items vorher zusammen (Aggregate-Node, Modul 4) oder stellst "Execute Once" ein.

Wie sprichst du die Postleitzahl im Beispiel-JSON oben an?

Mit {{ $json.adresse.plz }}, weil plz im Objekt adresse steckt.

Was ist der Unterschied zwischen Workflow und Execution?

Der Workflow ist der Bauplan. Eine Execution ist eine einzelne Ausführung dieses Bauplans mit echten Daten. Fehler suchst du immer in der betroffenen Execution.

Praxisübung 1.1: Oberfläche erkunden

Dauer: etwa 15 bis 20 Minuten

Öffne n8n und erstelle einen neuen Workflow.
Lege als ersten Node einen Manual-Trigger an (in der Liste der Trigger: "Trigger manually").
Verbinde ihn mit einem Set-Node (in neueren Versionen heißt er "Edit Fields (Set)").
Füge im Set-Node ein Feld name mit dem Wert Test hinzu und ein zweites Feld flaeche vom Typ Number mit dem Wert 200.
Führe den Workflow aus und sieh, wie die Daten durch den Workflow fließen.
Öffne den Set-Node und betrachte Input und Output getrennt. Wechsle im Output zwischen Table, JSON und Schema.
Pinne den Output des Set-Nodes (Pin-Symbol im Output) und führe den Workflow erneut aus. Achte darauf, dass jetzt die festgehaltenen Daten verwendet werden.
Löse die Pin-Daten wieder und ändere den Typ von flaeche auf String. Vergleiche im JSON-Output: Jetzt steht die 200 in Anführungszeichen.

Geschafft, wenn: Du im Output erklären kannst, welches Feld Text und welches eine Zahl ist, und weißt, wo du Pin-Daten setzt und wieder löst.

Begriff vergessen? Das n8n-Glossar erklärt 26 Begriffe.

n8n Grundlagen: Workflow, Node, Trigger und JSON